logo

Esküvő kültéri, vagy különleges helyszínen

Az elmúlt évek során egyre több pár választott esküvői helyszínként a klasszikus étterem, vagy épp rendezvény terem helyett valamilyen különleges, általában kültéri esküvői helyszínt – és várhatóan ez a trend 2019-ben is virágozni fog. De mi mindenre kell felkészülnötök, ha ti is ilyen különleges esküvőről álmodtok? A kültéri, vagy különleges helyszínre megálmodott esküvők kapcsán a catering szolgáltatóknak van a legnagyobb tapasztalata a vendéglátás területén, ezért a cateringben szakértő Városliget Rendezvény csapatát kértem fel arra, hogy állítson össze egy listát nektek, ami biztosan nagy segítségetekre lesz.

De mi az a catering és miért a Városligeti Rendezvény csapatát kértem fel, hogy tanácsot adjanak?

A catering a rendezvényszervezés gyakorlatában egy-egy rendezvény étel- és italellátását jelenti, illetve adott esetben a szervírozáshoz személyzetet és eszközparkot is biztosíthat a szolgáltató. A Városliget Rendezvény csapata nem csupán több száz esküvő megszervezését bonyolította már le – mind saját helyszínein, mind külső rendezvényhelyszíneken – de a gasztronómiát tekintve is kiváló választás, hiszen az ételeket minden esetben Budapest egyik legromantikusabb étterme, a Városliget Café biztosítja.

Készüljetek fel a kültéri, vagy a különleges helyszín adta nehézségekre

Nincs varázslatosabb egy tóparti esküvőnél, vagy akár egy kastély kibérlésénél, igaz? Ha azonban elrugaszkodtok a megszokott éttermi helyszíntől, számos tényezővel, akár váratlan fordulattal is számolnotok kell. Az ilyen típusú rendezvényekhez jóval nagyobb felkészültség szükséges mind szakmailag, mind az eszközkészletet tekintve (gondoljatok csak a hűtőberendezésekre, evőeszközökre, stb.), így egy ilyen esküvőt csak akkor érdemes önállóan megszervezni, ha nagyon biztosak vagytok a dolgotokban. Ellenkező esetben egy szakértő catering szolgáltató rengeteget tud nektek segíteni, hogy az esküvő tökéletesen sikerüljön, ám ehhez nagyon aprólékosan meg kell ismerniük az igényeiteket.

 

A cateringre fordítható budget

Ha catering szolgáltatót kérnétek fel, akkor előtte érdemes közösen átbeszélnetek a cateringre fordítandó pénzkeretet. Egy körülbelüli költségvetés már biztosan a ti fejetekben is megszületett, ám ezt érdemes a lehető legjobban pontosítani. Teljes körű esküvőszervezéskor azt szoktuk javasolni a leendő párnak, hogy a költségvetés tervezésekor körülbelül 20% mozgásteret hagyjanak meg a szervezőnek, hiszen ennyi plusz költség könnyen keletkezhet. A catering esetében a budget általában jól kiszámítható, érdemes azonban azt /fő összegre kalkulálnotok.

Alaposan gondoljátok át az igényeiteket

Még mindig a cateringre fordítható pénzkeret gondolatánál maradva fontos azt is pontosan meghatároznotok, hogy mit vártok el pontosan catering szolgáltatótoktól, hiszen az is meghatározza a szolgáltatás árát. Az eszközbérlést is ők biztosítsák? Személyzetet is küldjenek? Italcsomagot is vártok tőlük? Az esküvői torta, a desszertek is innen érkezzenek? Gondoljátok át alaposan ezeket a tételeket, mert akár a fogyasztáson felüli költségekként jelentkezhetnek, így mindenképp érdemes minden olyan tételről beszélni, amely költségként felmerülhet.

A vendégek létszámának megtervezése

Ha catering szolgáltatót kértek fel, kialakult, hogy miben kértek segítséget és az egy főre jutó költséget is kiszámoltátok, akkor a legfontosabb, hogy meghatározzátok a pontos vendéglétszámot, hiszen ezt alapvető kérdés olyan szempontból, hogy a catering szolgáltatónak mekkora erőforrásokat kell mozgósítania. Érdemes a létszám tekintetében is egy kicsit túlterveznetek, hogy ne származzon abból semmilyen kellemetlenségetek, ha esetleg valakire a tervezéskor nem gondoltok, azután mégis meghívjátok az esküvőtökre.

A vendégek összetételének átgondolása

A catering megtervezésekor nagyon meghatározható, hogy milyen korosztályból fog főképp állni a násznép. Ha például több idős embert is vártok a nagy napra, akkor nem érdemes álló fogadás keretein belül fingerfood-ot rendelni, hiszen számukra ez nem a legkényelmesebb vendégül látás, de ha mondjuk sok a kisgyermek a vendégseregben, akkor pedig rájuk érdemes külön odafigyelni egyszerűbb, könnyen elfogyasztható ételekkel! Egyeztessetek a catering szolgáltatótokkal, és a násznép gerincét adó vendégek mellett gondoljatok a különleges igényű vendégekre is.

 

Ízlések és pofonok, no meg az allergia… a legkényesebb kérdés

Minden ember más és más, és ez az ételekben különösen kiütközik. Amennyiben van rá lehetőségetek, és a budget is megengedi, akkor érdemes egy rövid felméréssel megérdeklődni a vendégektől, hogy milyen ételeket fogyasztanának szívesen – és több féle fogással kedveskedjetek nekik. Gondoljatok az ételallergiásokra, és azokra, akiknek különleges étkezési igényük van. Minden vendégnek jár az egyéni bánásmód, de látni fogjátok, hogy csak néhányuk fogja igényelni azt, ők viszont nagyon hálásak lesznek a figyelmességetekért.

Igazíttassátok a cateringet az esküvő stílusához

Életetek nagy napjának egyik legnagyobb beruházása a legtöbb esetben az ételeket, italokat takarja, és ez nem véletlenül van így. A feltálalt fogások minősége, megjelenése, ízvilága és mennyisége is nagyban meghatározza az eseményről alkotott összképet – így érdemes ezt összhangba hozni azzal a képpel, amit megálmodtatok. Ha modern stílusú, fiatalos esküvőt szerveztek, oda egész más tálalás és ételek illenek, mint egy klasszikus lakodalomra. Ugyan így a kis létszámú, családias hangulatú bensőséges rendezvényeknek, és velük szemben a világra szóló lagzinak is megvan a sajátos hangulata – amelyet az ételekkel is illusztrálhatunk. A catering szolgáltató – jó esetben – pontosan fogja tudni, mi a teendő, Nektek csak annyi a dolgotok, hogy ellátjátok őket a kellő információkkal.

Éljetek az esküvői helyszín adta lehetőséggel és teremtsétek meg azt, ami hiányzik

A catering szolgáltatók sokféle helyszínen szolgálják ki az esküvőket, így kellő tapasztalatuk van ahhoz, hogy megmondják nektek, hogy egy bizonyos típusú rendezvényhelyszín milyen típusú erényekkel rendelkezik, illetve milyen hiányosságokat kell pótolni. Vannak olyan helyszínek, ahová csak az ételeket kell kiszállítani, de adódhatnak olyan helyszínek is, ahol tulajdonképpen a vendéglátás teljes infrastruktúráját meg kell teremteni. Egy catering szolgáltatónak minden helyszín típushoz van egy checklist-je, illetve a lehető legtöbb eshetőséghez van humán, illetve tárgyi erőforrása, így csak az igényeiteket kell elmondanotok. Persze nem minden helyszín alkalmas például ültetett fogadásokra, vagy a svédasztal sem mindenhol állja meg a helyét, ezért hallgassátok meg a catering szolgáltató véleményét, ha úgy adódik.

És végül: hallgassatok a szakértőre – a tapasztalat mellettük áll

Esküvői fotósként azt tapasztalom, hogy a legtöbb fiatal pár, pláne a menyasszonyok, egészen letisztult képpel érkeznek a szolgáltatókhoz esküvőjükről, amely a legtöbb esetben nagyon sokat segít a szervezésben, de néha előfordul, hogy tapasztalat hiányában az elképzelés nem, vagy nem jól megvalósítható, és ez nincs másképp a catering szolgáltatók esetében sem. Az elképzelésekhez nem érdemes túlságosan ragaszkodni, inkább érdemes bízni a nagy tapasztalattal rendelkező esküvői szolgáltatókban, és rengeteg kérdéssel kell bombázni őket.